В последнее время все большую популярность набирает внеофисное хранение документов в специальных архивохранилищах. Те компании, которые уже попробовали такие услуги, убеждены, что сложно придумать что-то более комфортное. А те, кто знаком с ними только понаслышке, задается множеством вопросом. На некоторые из них мы найдем ответы в этой статье.
Что такое внеофисное хранение?
Внеофисное хранение — это комплексные услуги архивного хранения документов компании, которые оказывают не на ее территории, а в собственных хранилищах подрядчика.
Что входит в эти услуги?
Прежде всего, конечно же, само хранение. Подрядчик обязуется обеспечить физическую и интеллектуальную сохранность всего содержимого, предпринимая для этого определенные меры, о которых пойдет речь ниже.
Кроме того, в перечень услуг входит подготовка к внеофисному хранению, а именно — архивная обработка документов, предназначенная для того, чтобы в хранилище попали только те бумаги, которые, действительно, подлежат хранению. Они должны быть правильным образом обработаны и оформлены в соответствии с требованиями законодательства.
Также, при необходимости, бумаги могут быть предоставлены владельцу для работы с ними. Например, доверенному лицу выдают оригиналы или копии, осуществляется доставка в офис, разрешение на работу на территории хранилища (в специальных кабинетах и только в них), а также отправка копий факсом или электронной почтой.
Как обустроено хранилище?
При строительстве хранилища предусматривают все меры для обеспечения сохранности документов:
- пожарная сигнализация и современные средства пожаротушения предназначены для того, чтобы уберечь содержимое от огня;
- охранная сигнализация, а также система кодирования и шифрования направлены на защиту от утечки данных;
- современные системы климат-контроля, которые поддерживают необходимый уровень температуры, влажности и освещенности, нужны для того, чтобы создать для бумаг оптимальные условия хранения;
- правильно подобранные папки, короба и металлическая мебель, защищают документы от физического износа, воздействия света, насекомых, грызунов и других неблагоприятных факторов;
- в хранилище поддерживается идеальная чистота, чтобы свести к нулю пагубное воздействие пыли.
Сколько стоит внеофисное хранение?
Стоимость услуги зависит от объема документов, который вы планируете разместить. В Петербурге цена за короб начинается от 20 рублей в месяц. Такие расценки предлагают компании, которые давно не поднимали стоимость своих услуг, например, компания «Первый Городской Архив», хранилище которой находится неподалеку от станции метро «Площадь Ленина».