Архивное хранение документов в вопросах и ответах

В последнее время все большую популярность набирает внеофисное хранение документов в специальных архивохранилищах. Те компании, которые уже попробовали такие услуги, убеждены, что сложно придумать что-то более комфортное. А те, кто знаком с ними только понаслышке, задается множеством вопросом. На некоторые из них мы найдем ответы в этой статье.

Архивное хранение документов в вопросах и ответах

Что такое внеофисное хранение?

Внеофисное хранение — это комплексные услуги архивного хранения документов компании, которые оказывают не на ее территории, а в собственных хранилищах подрядчика.

Что входит в эти услуги?

Прежде всего, конечно же, само хранение. Подрядчик обязуется обеспечить физическую и интеллектуальную сохранность всего содержимого, предпринимая для этого определенные меры, о которых пойдет речь ниже.

Кроме того, в перечень услуг входит подготовка к внеофисному хранению, а именно — архивная обработка документов, предназначенная для того, чтобы в хранилище попали только те бумаги, которые, действительно, подлежат хранению. Они должны быть правильным образом обработаны и оформлены в соответствии с требованиями законодательства.

Также, при необходимости, бумаги могут быть предоставлены владельцу для работы с ними. Например, доверенному лицу выдают оригиналы или копии, осуществляется доставка в офис, разрешение на работу на территории хранилища (в специальных кабинетах и только в них), а также отправка копий факсом или электронной почтой.

Как обустроено хранилище?

При строительстве хранилища предусматривают все меры для обеспечения сохранности документов:

  • пожарная сигнализация и современные средства пожаротушения предназначены для того, чтобы уберечь содержимое от огня;
  • охранная сигнализация, а также система кодирования и шифрования направлены на защиту от утечки данных;
  • современные системы климат-контроля, которые поддерживают необходимый уровень температуры, влажности и освещенности, нужны для того, чтобы создать для бумаг оптимальные условия хранения;
  • правильно подобранные папки, короба и металлическая мебель, защищают документы от физического износа, воздействия света, насекомых, грызунов и других неблагоприятных факторов;
  • в хранилище поддерживается идеальная чистота, чтобы свести к нулю пагубное воздействие пыли.

Сколько стоит внеофисное хранение?

Стоимость услуги зависит от объема документов, который вы планируете разместить. В Петербурге цена за короб начинается от 20 рублей в месяц. Такие расценки предлагают компании, которые давно не поднимали стоимость своих услуг, например, компания «Первый Городской Архив», хранилище которой находится неподалеку от станции метро «Площадь Ленина».

от admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

Adblock
detector